Checklist para cambiar de proveedor sin romper el servicio
Checklist para cambiar de proveedor: pedidos en paralelo, prueba, comprobaciones operativas y plan de reversión si la calidad falla.
La mayoría de cambios fallan por lo operativo: factura más barata pero entregas fuera de la ventana de la mañana, fruta incompleta, comercial desaparecido al primer mes. La solución es aburrida — solapa para ver al nuevo en condiciones reales, prueba primero los artículos de más riesgo y redacta el plan de salida con poder de negociación. Bien hecho, tarda cuatro a seis semanas y rara vez altera el servicio.
Antes de cambiar: las comprobaciones que deciden el resultado
- Logística: ventana que encaje con tus horas de recepción, hora límite diaria (muchas distribuidoras piden entre las 20:00 y las 22:00), cobertura diaria. Lunes/miércoles/viernes cuando necesitas diario obliga a stock no presupuestado.
- Condiciones más allá del precio: pedido mínimo (suele ser 250–500 € para entrega gratuita), combustible, tasas de pedido pequeño de 10–25 €, pago a 14 frente a 30 días, abonos.
- Coincidencia de especificaciones: pide fichas técnicas reales, no fotos; compara formatos, marcas y origen con lo que recibes ahora. Un tomate «más barato» en caja más pequeña puede salir un 8–12% más caro por kilo.
- Referencias: dos de tu segmento —volumen y tipo comparables—. Pregunta por sustituciones, roturas de stock y disputas.
Una transición de 30 días con servicio
Un restaurante de 90 cubiertos mueve ~3.200 €/mes de frutas y verduras a una mayorista un 7% más barata, como prueba controlada, no cambio en un día.
| Semanas 1–2 | Pedido dividido: ~70% antiguo / 30% nuevo | El nuevo recibe solo básicos de bajo riesgo; cada incidencia se registra |
|---|---|---|
| Semanas 3–4 | Paso a 30% antiguo / 70% nuevo | Migran los artículos de alto volumen; rechazo medido a diario |
| Semana 5 | Punto de decisión: 2 rechazos en 4 semanas | Bajo el umbral del 5% — continúan el cambio completo |
| Semana 6 | Cancelan cuenta antigua, mantienen 1 semana de stock | Ahorro consolidado: ~224 €/mes según tarifa ofrecida |
El solape costó unos 80 € en entregas divididas y tiempo administrativo, y reveló dos problemas de etiquetado durante la prueba, no en pleno servicio.
Ejecutar el cambio sin fallos de servicio
- 1Pide en paralelo. Pide a ambos proveedores. Empieza el nuevo con el 20–30% del volumen en artículos de bajo riesgo y sube cuota semanal según construye historial. Cuenta antigua activa y sobre su mínimo si es posible.
- 2Ejecuta un periodo de prueba. Fija una ventana de prueba —30 días es lo estándar— y puntúa cada entrega: a tiempo, completa, conforme. Acordad por escrito qué supone fallar: sin penalizaciones y relación anterior intacta.
- 3Haz las comprobaciones operativas. Recepción confirma la ventana en la práctica. La cocina prueba los productos en platos reales, no catas. Administración confirma facturación, abonos y pagos contra lo ofertado. Cualquier fallo vuelve antes de mover volumen.
- 4Salida y reversión si hace falta. Da el preaviso contractual —habitualmente 30 días— y liquida la última factura. Si la calidad empeora tras el cambio completo, aplica el disparador: dos entregas fallidas seguidas o rechazo superior al 5% restauran la plantilla antigua ese mismo día.
FAQ
- ¿Cuánto tiempo debería solapar al proveedor antiguo y al nuevo?
- De dos a cuatro semanas según categoría. Dos bastan para secos estables. Frutas y verduras, carne y pescado merecen tres o cuatro porque la calidad varía con temporadas y lotes.
- ¿Qué debería disparar la reversión al proveedor antiguo?
- Decídelo antes de cambiar, no en crisis. Disparadores: dos entregas fallidas o tardías seguidas, rechazo superior al 5%, cualquier fallo que obligue a cambiar el menú. Escrito, quien esté de turno ejecuta en vez de debatir.
- ¿Cómo salgo limpiamente del proveedor antiguo?
- Revisa los preavisos del contrato —30 días es habitual en distribuidoras—, avisa por escrito, paga la última factura incluidos descuentos y devuelve cajas o equipos. No quemes la relación: puede ser tu respaldo el año que viene.
- ¿Puedo pasar solo parte de mi pedido a un proveedor nuevo?
- Sí, suele ser más inteligente que un cambio completo: mantiene ambas cuentas sobre el mínimo, da referente vivo de precio y servicio y limita el daño si el nuevo decepciona.
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