Matriz de aprobación de compras para restaurantes: define autoridad sin perder evidencias

La matriz conecta la política de compras con las decisiones que se toman durante un servicio intenso. Empieza nombrando acciones distintas, no creando un único campo de aprobador. Una solicitud puede ser válida mientras la elección de proveedor requiere otra revisión; un pedido puede aprobarse mientras la recepción queda en manos de otra función; una factura puede cuadrar aritméticamente y tener la recepción pendiente. La guía GOV.UK de procure-to-pay ayuda a pensar en registros enlazados y evidencias de control. La política británica de febrero de 2026 es un ejemplo público de autorización y gobierno. Ninguna debe copiarse como norma legal específica del restaurante. El propietario, finanzas, asesor y permisos del sistema definen la matriz viable.

Separa acciones antes de asignar personas

Escribe el ciclo como decisiones: solicitud, comprobación de especificación, proveedor o alternativa, cuenta o presupuesto, aprobación, emisión, recepción, revisión de factura, liberación de pago y cierre de incidencias. Después asigna cada decisión a una función, no solo a una persona. En un restaurante pequeño una persona puede acumular funciones en compras rutinarias y de bajo riesgo; añade entonces una revisión compensatoria que sea realmente posible. En varias sedes, distingue autoridad local de compras o finanzas centrales. No confundas acceso al sistema con autoridad de aprobación. Registra decisión y evidencias que la respaldaron.

• Usa funciones que sobrevivan a cambios de personal y registra persona actual o suplente para cada aprobación.
• Mantén columnas separadas para solicitante, aprobador, comprador, receptor, revisor de factura y liberador de pago aunque coincidan.
• Indica si una aprobación cubre una línea, lote de solicitud, proveedor, sede, período o cambio concreto.
• Exige un motivo si el aprobador modifica cantidad, especificación, proveedor, base de precio, destino o cuenta.
• Evita la autoaprobación silenciosa y registra la revisión compensatoria cuando no sea posible separar todas las funciones.

Usa bandas de valor y riesgo que se puedan explicar

El valor es una señal, no toda la decisión. Define la base: importe de línea, solicitud total, compromiso esperado, período recurrente u otra medida explicable. Define el riesgo por separado. Un artículo barato con especificación crítica, proveedor desconocido, forma de pago inusual o impacto de continuidad puede necesitar más revisión que una compra rutinaria de mayor importe. Escribe bandas en lenguaje sencillo, aclara si incluyen impuestos y transporte y conserva el origen del precio. La matriz sirve cuando la persona de turno identifica la ruta sin adivinar y quien revisa puede reconstruir por qué se eligió.

Ejemplo ilustrativo claramente marcado: decisión en dos ejes

Proceso repetible de aprobación de compras

1. 1Captura la solicitud. Registra solicitante, sede, identidad y especificación, cantidad, unidad, necesidad, momento requerido, proveedor propuesto y fuente de apoyo.
2. 2Clasifica valor y riesgo. Aplica la base y preguntas de riesgo propias. Registra supuestos, origen del precio, tratamiento de impuesto o transporte y exposición inusual.
3. 3Dirige la aprobación. Envía la solicitud a la función indicada por la matriz. Registra aprobar, modificar, aplazar, rechazar o preguntar con persona, función, fecha y motivo.
4. 4Emite y recibe. Solo la función autorizada emite. El receptor compara lo llegado con líneas aprobadas y registra cantidades aceptadas, retenidas, sustituidas o faltantes.
5. 5Revisa factura y evidencias. Enlaza pedido, recepción, factura, abonos e incidencias. Un revisor separado comprueba el expediente comercial y documental antes del pago.
6. 6Cierra o revisa después. Cierra lo resuelto, asigna seguimiento a excepciones abiertas y revisa aprobaciones urgentes o compensatorias en el plazo de la matriz.