Problemas de conciliación de facturas y cómo resolver cada uno
Las seis formas en que se rompe la conciliación triple: duplicados, proveedores fantasma, deriva de precios, faltantes, sustituciones y descuadres de extracto.
La conciliación falla de unas pocas maneras recurrentes. Un restaurante que sabe nombrar qué fallo busca lo corrige en minutos; el que no, relitiga cada mes. Los seis modos siguientes cubren casi todo lo que se ve en compra independiente, ordenados aproximadamente por frecuencia.
Los seis modos de fallo
- Duplicados. La misma factura pagada dos veces — a menudo copia papel y copia email. Huella: proveedor + fecha + importe.
- Proveedores fantasma. Facturas de 'proveedores' sin entregas detrás. Es territorio de fraude; cruza proveedores nuevos contra notas de recepción.
- Deriva de precios. Precios unitarios silenciosamente sobre contrato. Solo visible comparando por unidad con las condiciones acordadas.
- Entregas incompletas. Compara el recuento o peso aceptado con el pedido y la factura. Registra el faltante en recepción y solicita la corrección dentro del plazo de reclamación acordado.
- Sustituciones no aprobadas. Compara el producto y la especificación recibidos con lo pedido y facturado. Registra la autorización y reclama si se cobra un producto de mayor valor que el recibido.
- Descuadres del extracto. Concilia el extracto del proveedor con facturas, pagos y abonos registrados. Investiga entradas ausentes o duplicadas antes de pagar el saldo.
Un ejemplo resuelto
Cierre de mes sobre 38 facturas: dos duplicados (€212), un proveedor con 3 facturas sin entrega detrás (€447), cuatro líneas sobre precio de contrato (€61), una entrega corta sin abonar (€34), salmón facturado salvaje y entregado de granja (€89 de diferencia), y €128 de facturas ausentes del extracto del proveedor.
| 2 pagos duplicados | €212,00 | recuperable vía abono |
|---|---|---|
| 3 facturas fantasma | €447,00 | fraude — escala de inmediato |
| 4 líneas desviadas | €61,00 | renegocia en la próxima revisión |
| 1 entrega corta | €34,00 | plazo de reclamación aún abierto |
| salmón sustituido | €89,00 de diferencia | incumplimiento de especificación |
| hueco en extracto | €128,00 | reconcilia antes de pagar |
€971 de exposición en un mes ordinario — y cinco de los seis hallazgos salieron de controles que cuestan minutos, no días.
Ejemplo interactivo · diferencial de precios
Diferencia entre el precio unitario más alto y el más bajo: 6,30 € (39,90 € → 46,20 €). Compara los precios cotizados con cada proveedor. Es una diferencia de precios, no una previsión de ahorro.
Construir los controles
- 1Huellas cada factura. Proveedor + fecha + total atrapa duplicados automáticamente. El cotejo manual los pierde porque el papel y el PDF se ven distintos.
- 2Verifica antes del primer pago. Proveedor nuevo = comprobar que existen albaranes. Treinta segundos por nuevo pagador cierran la puerta a los fantasmas.
- 3Compara unidades, no totales. El cumplimiento vive a nivel unitario. Las revisiones por total no ven la deriva sistemática bajo el ruido.
- 4Reconcilia extractos cada mes. El extracto del propio proveedor es evidencia gratis. Los huecos entre tus libros y su extracto apuntan a errores en ambas direcciones.
FAQ
- ¿Es realista la conciliación triple sin software?
- Parcialmente. Comparar pedido-factura a mano funciona para volúmenes pequeños; el chequeo por línea contra condiciones de contrato no sobrevive a escala ni a la fatiga. Esa automatización por línea es el trabajo central de Comandero.
- ¿Qué distingue error de fraude?
- La intención, sobre todo — que infieres del patrón. Facturación fantasma repetida o sustitución sistemática no es despiste. Los patrones documentados justifican escalar más allá de cuentas pendientes.
- ¿En cuánto tiempo hay que reclamar?
- 48 horas para cantidades, con el recuerdo fresco; los precios pueden seguir el ciclo mensual. Más tarde, la tasa de abono cae en picado.
- ¿Qué proveedores generan más incidencias?
- Normalmente los de mayor volumen — no por mala fe sino por número de transacciones. Prioriza los controles donde se concentra el volumen.
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