Checklist de factura amb IVA per a restaurants: verifica els camps abans de registrar

La pàgina d’IVA i facturació de la Comissió Europea és un bon punt de partida perquè separa dades de factura completa i simplificada i explica que les bases de la UE conviuen amb disposicions nacionals. Per a una factura completa, la taula inclou data d’emissió, número seqüencial únic, nom i domicili de proveïdor i client, identificació d’IVA en casos aplicables, descripció i quantitat, preu unitari sense impost i abans de descomptes o ràpels, data de l’operació quan és diferent, tipus i import d’IVA i desglossament per tipus o exempció. El validador pot comprovar estructura o dades, però no decideix si el restaurant ha rebut la mercaderia, si la identitat és correcta per a l’operació o si l’IVA és deduïble. Consulta l’autoritat i l’assessor abans de comptabilitzar l’impost.

Revisa identitat i dates abans dels imports

Comença per raó social, domicili, identificació d’IVA si escau, identitat del restaurant, número de factura i data d’emissió. Compara després data de l’operació o pagament quan sigui diferent. Comprova entitat, seu i període comptable segons el procés local. Un nom comercial, àlies intern o resultat d’OCR pot no resoldre la identitat legal. No corregeixis una identificació absent o contradictòria inventant dades. Registra la diferència i demana aclariment al proveïdor o assessor pel canal aprovat. Les normes nacionals poden afegir condicions, així que la llista de la Comissió és context inicial, no una resposta universal.

• Conserva número visible i document original i desa qualsevol valor normalitzat de cerca en un camp separat.
• Distingeix data de factura d’entrega, servei o pagament quan l’operació ho requereixi.
• Compara client i proveïdor facturats amb entitat contractant i seu receptora; no uneixis noms semblants en silenci.
• Mantén moneda i mètode de canvi visibles quan converteixis el registre fiscal o comptable.
• Escala preguntes d’identitat, data, període i número d’IVA abans de donar el camp per complet.

Comprova línies, descomptes i IVA alhora

Després de la identitat, llegeix cada línia. Comprova descripció, quantitat, unitat, preu unitari abans d’impostos, descompte o ràpel, extensió, tipus d’IVA, import i desglossament si hi ha tipus mixtos o exempció. Enllaça la línia amb comanda i recepció acceptada. Si un abonament o càrrec modifica una factura anterior, conserva la referència original i el detall del canvi. El validador pot assenyalar un camp absent, però no decideix si la quantitat s’ha acceptat, si el descompte pertany a la compra o si el tractament local és correcte. En exempció, inversió del subjecte passiu, autofacturació o un altre cas especial, segueix la instrucció nacional i l’assessorament vigent, no una etiqueta genèrica.

Exemple il·lustratiu clarament marcat: una línia

Procés repetible per revisar factures amb IVA

1. 1Captura l’origen. Conserva factura original, canal, proveïdor, client, seu, número i esdeveniment de recepció abans d’editar o normalitzar.
2. 2Comprova identitat i dates. Verifica noms legals, domicilis, identificacions d’IVA quan pertoquin, número seqüencial, dates i període.
3. 3Revisa cada línia. Compara descripció, quantitat, unitat, preu, descomptes o ràpels, import, moneda, tipus, IVA, total i desglossament amb comanda i recepció.
4. 4Tracta casos especials. Identifica exempció, inversió, autofacturació, abonament, càrrec, tipus mixtos o una altra condició i consulta instruccions nacionals actuals.
5. 5Valida i assigna. Fes servir el validador com a ajuda tècnica, registra camps absents i assigna preguntes fiscals o comercials a un responsable.
6. 6Registra o retén. Documenta decisió fiscal i evidències, retén reclamacions sense resoldre, enllaça correccions i conserva la revisió de l’assessor.