Inventario físico en restaurantes: un recuento que explica tu coste de alimentos
Detén movimientos, cuenta con un recorrido y unidades fijas, concilia entregas y consumo e investiga diferencias mientras los registros siguen recientes.
Un inventario físico es un recuento en una hora fija. Cuenta productos perecederos y de alto valor semanalmente y todo el inventario a fin de mes. Usa el mismo cierre para existencias, entregas y ventas. Investiga esa semana una diferencia sin explicar superior al 5% o 50 €.
El método de trabajo
- Cuenta almacén seco, cámaras, congeladores, barra y estaciones de servicio. Incluye envases cerrados, abiertos y preparaciones.
- Usa la unidad de compra o una conversión documentada. Seis envases de 2 kg son 12 kg, no seis. Separa calidades y formatos distintos.
- Existencias finales previstas = iniciales + compras + entradas por traslado − salidas por traslado − consumo registrado. Ajusta todos los movimientos a la hora de cierre.
- Diferencia = existencias finales previstas − contadas. Divide entre las previstas para obtener el porcentaje; si son cero, revisa la cantidad sin dividir por cero.
- Una diferencia no prueba desperdicio ni robo. Revisa unidades, entregas omitidas, traslados, errores de recuento y comidas del personal antes de asignar una causa.
Un ejemplo resuelto
Las existencias iniciales son 4.820 €, las compras 2.140 € y el consumo registrado 2.380 €. No hay traslados.
| Final previsto | 4.820 € + 2.140 € − 2.380 € = 4.580 € | Usa la misma base de valoración |
|---|---|---|
| Final físico | 4.310 € | Contado a la hora de cierre |
| Diferencia | 4.580 € − 4.310 € = 270 € | Menos existencias de las previstas |
| Porcentaje | 270 € ÷ 4.580 € × 100 = 5,9% | Recuenta e investiga esa semana |
El recuento supera ambos umbrales. Concilia cantidades por artículo y entregas antes de registrar un ajuste de 270 €.
Mantén la rutina
- 1Prepara el recuento. Usa una lista por recorrido con artículo y unidad. Fija el cierre y reúne entregas y traslados.
- 2Cuenta con un método fijo. Detén movimientos, pesa envases abiertos y anota cantidades reales. Marca cada estante contado.
- 3Concilia diferencias. Recuenta artículos marcados con otra persona. Revisa unidades y movimientos antes de asignar una causa.
- 4Aprueba y revisa. Registra corrección, motivo y revisor. Cambia recepción, porciones o desperdicio si la causa se repite.
Preguntas frecuentes
FAQ
- ¿Con qué frecuencia cuento?
- Cuenta semanalmente perecederos y productos de alto valor y todo el inventario a fin de mes. Cuenta más los artículos con diferencias hasta resolverlas.
- ¿Puedo estimar un envase abierto?
- Pésalo cuando sea posible. Si necesitas un método visual, defínelo y úsalo siempre; no cambies entre recuentos.
- ¿Qué umbral inicia la revisión?
- Una diferencia sin explicar superior al 5% del valor final previsto o 50 €. Son umbrales de ejemplo; documenta de forma coherente cualquier sustitución.
- ¿Qué conservo?
- Recuento fechado, conversiones, hora de cierre, entregas, traslados, segundo recuento, motivo del ajuste y aprobación.
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