Llista de comprovació per canviar de proveïdor sense trencar el servei
Llista per canviar de proveïdor: comandes en paral·lel, prova, verificacions operatives i pla de reversió si la qualitat falla.
La majoria de canvis fallen per l'operatiu, no pel comercial: factura més barata però entregues fora de la finestra del matí, fruita incompleta o un comercial desaparegut al primer mes. La solució és avorrida — solapa per veure el nou en condicions reals, prova els articles de més risc i redacta el pla de sortida amb poder de negociació. Ben fet, triga quatre a sis setmanes i rarament altera el servei.
Abans de canviar: les comprovacions que decideixen el resultat
- Logística: finestra que encaixi amb les hores de recepció, hora límit diària (moltes distribuïdores demanen entre les 20:00 i les 22:00), cobertura diària. Dilluns/dimecres/divendres quan cal diari obliga a estoc no pressupostat.
- Condicions més enllà del preu: comanda mínima (acostuma a ser 250–500 € per entrega gratuïta), combustible, taxes de comanda petita de 10–25 €, pagament a 14 davant 30 dies, abonaments.
- Coincidència d'especificacions: demana fitxes tècniques reals, no fotos; compara formats, marques i origen amb el que reps ara. Un tomàquet «més barat» en caixa més petita pot sortir un 8–12% més car per quilo.
- Referències: dues del teu segment —volum i tipus comparables—. Pregunta per substitucions, ruptures d'estoc i disputes.
Una transició de 30 dies amb servei
Un restaurant de 90 coberts mou ~3.200 €/mes de fruita i verdura a una majorista un 7% més barata, com a prova controlada, no canvi d'un dia.
| Setmanes 1–2 | Comanda dividida: ~70% antic / 30% nou | El nou rep només bàsics de baix risc; cada incidència es registra |
|---|---|---|
| Setmanes 3–4 | Pas a 30% antic / 70% nou | Migren els articles d'alt volum; rebuig mesurat a diari |
| Setmana 5 | Punt de decisió: 2 rebuigs en 4 setmanes | Sota el llindar del 5% — continuen el canvi complet |
| Setmana 6 | Cancel·len compte antic, mantenen 1 setmana d'estoc | Estalvi consolidat: ~224 €/mes segons tarifa ofertada |
El solapament va costar uns 80 € en entreges dividides i temps administratiu, i va revelar dos problemes d'etiquetatge durant la prova, no en ple servei.
Executar el canvi sense fallades de servei
- 1Demana en paral·lel. Demana a tots dos proveïdors. Comença el nou amb el 20–30% del volum en articles de baix risc i puja quota setmanal segons construeix historial. Compte antic actiu i sobre el seu mínim si és possible.
- 2Executa un període de prova. Fixa una finestra de prova —30 dies és l'estàndard— i puntua cada entrega: a temps, complerta, conforme. Acordeu per escrit què suposa fallar: sense penalitzacions i relació anterior intacta.
- 3Fes les comprovacions operatives. Recepció confirma la finestra a la pràctica. La cuina prova els productes en plats reals, no degustacions. Administració confirma facturació, abonaments i pagaments contra l'ofertat. Qualsevol fallo torna abans de moure volum.
- 4Sortida i reversió si cal. Doni el preavís contractual —habitualment 30 dies— i liquidi l'última factura. Si la qualitat empitiora després del canvi complet, aplica el disparador: dues entregues fallides seguides o rebuig superior al 5% restauren la plantilla antiga el mateix dia.
FAQ
- Quant de temps hauria de solapar el proveïdor antic i el nou?
- De dues a quatre setmanes segons categoria. Dues basten per a secs estables. Fruita i verdura, carn i peix mereixen tres o quatre perquè la qualitat varia amb temporades i lots.
- Què hauria de disparar la reversió al proveïdor antic?
- Decideix-ho abans de canviar, no en crisi. Disparadors: dues entregues fallides o tardanes seguides, rebuig superior al 5%, fallo que obligui a canviar el menú. Escrit, qui sigui de torn executa en lloc de debatre.
- Com surto netament del proveïdor antic?
- Revisa els preavís del contracte —30 dies és habitual en distribuïdores—, avisa per escrit, paga l'última factura inclosos descomptes i retorna caixes o equips. No cremis la relació: pot ser el teu suport l'any que ve.
- Puc passar només part de la meva comanda a un proveïdor nou?
- Sí, sovint és més intel·ligent que un canvi complet. Dividir per categories manté ambdós comptes sobre el mínim, dóna referent viu i limita el dany si el nou decep. Moltes cuines ho fan permanent.
Continua llegint
- Compara preus entre els proveïdors que ja utilitzes
Un marc just per comparar productes recurrents i proveïdors actuals.
- Negocia preus amb proveïdors fent servir dades en lloc de queixes
Guió pràctic de negociació amb proveïdors: prepara números, presenta'ls i tanca condicions.
- Consolida proveïdors sense perdre capacitat de negociació
Quan convé concentrar volum en menys proveïdors i quan et costa diners.
Explorar per categoria
Vols revisar les teves compres?
Envia'ns els detalls i confirmarem quines factures són útils.
Contacta'ns