Suivi des avoirs : récupérer l'argent des retours et manquants
Suivez les avoirs fournisseurs pour retours, manquants, substitutions et erreurs de prix, puis mesurez le solde non récupéré.
La fuite d'avoirs se cache dans le quotidien : un manquant noté sur un bon papier, un carton abîmé repris par le chauffeur ou un prix erroné promis sur la prochaine facture. Sans registre, le restaurant se souvient de l'incident mais ne peut pas établir quantité, coût, date ni relance. Le calcul est simple : quantité retournée ou manquante multipliée par le coût unitaire facturé. L'ancienneté transforme « on m'a dit que cela arrivait » en « 73,20 € restent ouverts depuis 21 jours, rattachés à la facture 1847 ».
Faire vieillir les avoirs avant leur disparition
- Notez date, facture, SKU, quantité, prix unitaire, motif, bon de livraison, contact et date promise.
- Rapprochez l'avoir reçu de chaque ligne réclamée ; un avoir partiel ne clôt pas le dossier.
- Prenez 7 jours pour confirmer, 14 pour relancer et 30 pour une revue de direction comme repères.
- N'abandonnez une créance qu'après avoir documenté pourquoi son recouvrement n'est plus possible ou rentable.
Chiffrer le solde ouvert
Les montants sont illustratifs et ne constituent pas un cas client vérifié. Ils séparent valeur demandée et avoir effectivement reçu.
| Cartons retournés | 3 × 48 € = 144 € | Demande ouverte à la livraison |
|---|---|---|
| Manquant | 6 × 4,20 € = 25,20 € | Quantité confirmée sur le bon |
| Avoir reçu | 96 € | Rapproché d'une partie de la demande |
| Ouvert à J+21 | 73,20 € | Relancer avec facture et preuve |
Les 73,20 € sont un solde illustratif. Rapprochez le prochain relevé et distinguez avoir manquant et litige avant tout abandon.
Installer le contrôle chaque semaine
- 1Saisir l'événement. Enregistrez la demande avant de classer la livraison. Photographiez dégâts ou manque et gardez la référence facture.
- 2Nommer un responsable. Définissez action suivante, contact, échéance et statut. Une boîte partagée sans propriétaire ne recouvre rien.
- 3Rapprocher les relevés. Comparez les dossiers ouverts aux factures et avoirs. Ne clôturez que si montant, ligne et motif concordent.
- 4Escalader par âge. Envoyez les listes à 7, 14 et 30 jours avec leurs preuves et comparez mensuellement récupéré et abandonné.
FAQ
- Quelle formule utiliser ?
- Commencez par quantité retournée ou manquante multipliée par le coût unitaire facturé. Ajoutez taxe ou frais seulement s'ils sont récupérables.
- Quand un avoir est-il clos ?
- Lorsqu'il apparaît sur la facture ou le document de crédit, correspond à la ligne d'origine et couvre le montant validé.
- Quand relancer ?
- Suivez vos conditions fournisseur ; 7, 14 et 30 jours offrent des jalons pratiques, à adapter au montant et au contrat.
- Les 73,20 € sont-ils une économie vérifiée ?
- Non. C'est un solde illustratif. Vérifiez vos facture, quantités, avoir et relevé.
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